Papieren communicatie: Een risicovolle aangelegenheid

Het nieuwe jaarlijkse rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens kwam begin juni uit. Het vermelde 21.151 gemelde datalekken in Nederland in 2022. Nederland staat daarmee op de eerste plaats ter wereld met het hoogste aantal gemelde datalekken per inwoner. Opvallend is dat maar liefst 41% (10.192) van alle gemelde datalekken werd veroorzaakt door een ‘brief of postpakket met persoonsgegevens geopend retour ontvangen, kwijtgeraakt of verstuurd of afgegeven aan de verkeerde ontvanger(s)’. In 2021 lag dit aantal met 12.350 (49,7%) zelfs nog hoger. Dit is alarmerend hoog! Het verlies, de verkeerde bezorging of de onjuiste afhandeling van brieven en postpakketten met persoonsgegevens vormt een aanzienlijk risico voor de privacy en beveiliging van gevoelige informatie.

Het gebruik van zoveel post voor communicatie past niet bij deze tijd

Het is eigenlijk heel bijzonder dat er in Nederland in 2022 nog zoveel communicatie op papier plaatsvindt. Er zitten namelijk veel nadelen aan.

Post is duur, slecht voor het milieu, langzaam en niet interactief

De nadelen van post zijn:

• Post is duur: Het versturen van een brief (papier, envelop, postzegel, afhandeling) kost de meeste organisaties al snel rond de €1,- tot €2,- per stuk.
• Post is slecht voor het milieu: Voor elke 10.000 A4-tjes is 1 boom nodig. Daarnaast moet de post verwerkt worden in verwerkingsmachines en vervoerd worden met bijhorende impact op het milieu.
• Post is langzaam: Het bezorgen van een brief duurt minimaal 24 uur, maar aangezien op enkele dagen van de week op de meeste plekken al geen postbode meer komt, kan het soms tot wel 4 à 5 dagen duren.
• Post is niet interactief: Voor de ontvangers van de brief is er geen gemakkelijke manier om te reageren op de inhoud, anders dan een brief terug te sturen of te mailen naar het e-mailadres (!) dat in de brief vermeld staat.

Organisaties gebruiken post uit gewoonte, briefgeheim en schijnveiligheid

Waarom gebruiken nog zo veel organisaties dan post, vraag je je af? Eigenlijk zijn daarvoor drie redenen:

• Vasthouden aan gedrag: Mensen zijn gewoontedieren. Het gedrag van mensen veranderen is ingewikkeld en kost energie. Vaak is geld echter wel een goede drijfveer om gedrag te veranderen. Kijk maar naar de oververtegenwoordiging van hybride en elektrische auto’s onder leaserijders en hoe dat verandert nu het fiscale voordeel (te) klein is.
• Waarde aan briefgeheim: Op post berust officieel briefgeheim, een wettelijk vastgestelde bescherming van poststukken tijdens het transport naar de geadresseerde. Hoewel dit ‘handig’ is om later iemand te kunnen vervolgen voor het schenden van het briefgeheim en er ook zeker een preventieve werking van uit zal gaan, zorgt het niet dat informatie niet alsnog wordt bekeken. Tegelijkertijd zullen weinig ‘gewone mensen’ zich bewust zijn van het bestaan van briefgeheim.
• Gevoel van veiligheid: Veel mensen denken dat post een veilige manier van communiceren is. Als we echter kijken naar de eerder genoemde rapportages van de AP, ligt het aantal gemelde datalekken veroorzaakt door post vele malen hoger dan bij digitale communicatie. Schijnveiligheid dus.

De voordelen van slimme veilige e-mail ten opzichte van post zijn groot

Gezien de beperkingen en nadelen van communicatie op papier kiezen steeds meer bedrijven voor communicatie via slimme veilige e-mail. Het omzetten van communicatie op papier naar slimme veilige e-mail heeft namelijk aanzienlijke voordelen voor organisaties.

• Slimme veilige e-mail zorgt voor minder datalekken dan post

Doordat slimme oplossingen medewerkers kunnen helpen met beslissingsondersteuning om ervoor te zorgen dat de juiste informatie, aan de juiste persoon, met de juiste veiligheid wordt verstuurd, kan een aanzienlijke hoeveelheid datalekken worden voorkomen, waardoor de privacy van persoonsgegevens beter wordt beschermd.

• Slimme veilige e-mail zorgt voor lagere kosten dan post

Zoals uitgelegd is het sturen van post duur. Het sturen van een veilige e-mail is 10 tot 100 keer goedkoper. Daarnaast kan slimme veilige e-mail, zoals in het vorige punt toegelicht, datalekken voorkomen. Volgens IBM bedragen de kosten van een gemiddeld datalek meer dan €4 miljoen. Het moge duidelijk zijn dat de business case dan snel is gemaakt.

• Slimme veilige e-mail zorgt voor hogere productiviteit dan post

Post is niet alleen duur, maar ook erg arbeidsintensief. Denk aan het printen, opvouwen in een envelop, adresseren, frankeren, op de post doen, enzovoort aan de verzendende kant. En dan zit er eenzelfde inefficiëntie aan de bezorg- en ontvangstkant. Dit zijn allemaal zaken die met slimme veilige e-mail niet nodig zijn. Zeker in een krappe arbeidsmarkt kunnen medewerkers waarschijnlijk veel waardevollere activiteiten uitvoeren dan het verwerken van poststukken.

• Slimme veilige e-mail biedt meer zekerheden dan post

Hoewel het briefgeheim belangrijk is, kan met slimme veilige e-mail een veel hoger zekerheidsniveau worden bereikt dan met gewone post. Slimme veilige e-mail kan elke e-mail afleveren op het niveau van aangetekende post, waarbij de mogelijkheid om informatie te onderscheppen wordt voorkomen en het zeker is dat alleen de juiste ontvanger de informatie kan lezen.

• Slimme veilige e-mail is minder milieubelastend dan post

Bij gebruik van slimme veilige e-mail hoeven geen bomen meer te worden omgehakt voor papier, er hoeven geen sorteermachines te draaien en er hoeven geen wagens heen en weer te rijden.

• Slimme veilige e-mail zorgt is meer inclusief dan post

Het sturen van brieven sluit bepaalde delen van de maatschappij uit. Denk aan mensen die de Nederlandse taal niet of onvoldoende beheersen, die niet kunnen lezen of die een visuele beperking hebben. Met slimme veilige e-mail kan de inhoud van communicatie automatisch worden vertaald en kunnen digitale hulpmiddelen worden ondersteund volgens toegankelijkheidsstandaarden, zoals de WCAG 2.1.

• Slimme veilige e-mail zorgt voor snellere communicatie dan post

Het moge duidelijk zijn dat het afleveren van digitale communicatie bijna real-time is ten opzichte van de enkele dagen vertraging via post. Ook kan de informatie vanaf elke locatie worden bekeken, in plaats van alleen wanneer je ‘thuis’ bent. 

• Slimme veilige e-mail zorgt voor meer interactie dan post

Slimme veilige e-mail zorgt ervoor dat ontvangers van communicatie passend kunnen reageren, vooral wanneer ook retourinformatie nodig is, zoals het terugsturen van een vragenlijst.

• Slimme veilige e-mail biedt meer inzicht in de ontvangststatus dan post

Bij een brief moet je er als verzender maar vanuit gaan dat deze aankomt. Slimme veilige e-mail biedt de mogelijkheid voor ontvangers om te allen tijde te zien of een bericht is aangekomen, is gelezen, bijlagen zijn gedownload etc.

• Slimme veilige e-mail zorgt voor een beter imago dan post

In een tijd waarin duurzaamheid, inclusiviteit, productiviteit en digitaal centraal staat, versterkt het werken met slimme veilige e-mail het imago van de organisatie.

Introduceer nieuwe communicatievorm altijd op basis van opt-out of opt-in

Er zijn maar weinig bezwaren te bedenken tegen het vervangen van papier door slimme veilige e-mail. Een van de argumenten die soms wordt gebruikt tegen het overstappen van post op digitale communicatie is dat sommige mensen de voorkeur geven aan papier en/of niet te bereiken zijn via e-mail. Dat kan uiteraard. Het is echter belangrijk om te benadrukken dat de keuze tussen papieren en digitale communicatie altijd gebaseerd moet zijn op opt-in of opt-out. Oftewel, je kunt de keuze laten aan ontvangers welke vorm van communicatie zij verkiezen. Dit kan prima in slimme systemen worden vastgelegd, waardoor je ontvangers een gepersonaliseerde ervaring geeft, terwijl je eigen proces er niet ingewikkelder door hoeft te worden.

Slimme organisaties stappen over van post op veilige slimme e-mail

Als we naar alle bovenstaande argumenten kijken, zal elk weldenkend mens (hopelijk) tot dezelfde conclusie komen: de voordelen van het overstappen van post naar slimme e-mail zijn gigantisch. Slimme, veilige e-mail is veiliger, goedkoper, duurzamer, zekerder, inclusiever, inzichtelijker, sneller, interactiever en versterkt het imago. Wat wil een organisatie nog meer?!

Alle mogelijke bezwaren die mensen hebben tegen de overstap zijn relatief eenvoudig weg te nemen, behalve één: we moeten ons gedrag veranderen. Maar in organisaties met sterk leiderschap, in organisaties die willen innoveren en zich willen onderscheiden, en in organisaties waarin duurzaamheid, inclusiviteit en/of toegankelijkheid centraal staan, moet dit uiteraard geen probleem zijn. En anders is er altijd nog de gigantische kostenbesparing die organisaties kunnen realiseren, en dat blijkt toch altijd de beste prikkel om te innoveren.

In de afgelopen jaren heeft Zivver de basis gevormd voor de digitale transformatie van papier, fax en/of aangetekende post naar digitaal bij vele honderden organisaties. Wilt u leren van de ervaringen van anderen of wilt u begrijpen hoe deze transformatie voor uw organisatie zou uitpakken? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.