Het intrekken van e-mails is niet alleen een handige manier om typefouten en formuleringen te verbeteren. Als er vertrouwelijke informatie op het spel staat, biedt de mogelijkheid om een e-mail in te trekken, de toegang tot de inhoud ervan in te trekken en de mate van blootstelling in te zien een onschatbare bescherming tegen datalekken. E-mail intrekken is ook een vereiste van de AVG-wetgeving, omdat bedrijven in geval van een inbreuk de mate van blootstelling moeten kunnen aantonen.

In dit artikel laten we je zien hoe je in Outlook een e-mail intrekt. We benoemen ook verschillende beperkingen van de ingebouwde functie om e-mails in te trekken en bieden een effectieve oplossing.

Stappen om een e-mail in te trekken in Outlook

1. Open Outlook en ga naar de map Verzonden items.
2. Zoek het bericht dat je wilt intrekken en dubbelklik erop om het te openen.
3. Zoek in het lintmenu de knop Acties en klik erop. Let op dat als je het vereenvoudigde lint hebt, Acties onder Meer opdrachten... staat.
4. Klik in het vervolgkeuzemenu op de optie Dit bericht intrekken.
5. Klik in het popup-venster op Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen of op Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht. Klik vervolgens op OK.

Beperkingen bij het intrekken van een e-mail met Microsoft 365

Hoewel Microsoft Outlook-gebruikers de mogelijkheid biedt om verzonden e-mailberichten in te trekken of te vervangen, heeft deze functionaliteit ook behoorlijke beperkingen.

• De grootste beperking is dat het alleen werkt als de ontvanger ook Outlook gebruikt, en zelfs dan moeten de instellingen het toelaten.
• Een andere beperking is dat de functie alleen beschikbaar is voor gebruikers met een Microsoft Exchange-account.
• Gebruikers kunnen een bericht niet intrekken als het beveiligd is door Azure Information Protection en ze kunnen geen berichten intrekken in de webversie van Outlook. Dit maakt het werkproces van medewerkers ingewikkelder, omdat ze gedwongen worden hun webbrowser te verlaten om de functie te gebruiken.

Trek Outlook-e-mails snel en veilig in met Zivver

We bieden een naadloze integratie met Outlook die slimme, veilige en compliant functionaliteit voor het intrekken van e-mails bevat, die snel en gemakkelijk vanuit de Outlook-client kan worden opgeroepen.

De Zivver-functie voor het intrekken van e-mails gaat veel verder dan andere oplossingen voor het intrekken van e-mails wat betreft gemak, gegevensbeveiliging en het aantonen van compliance:

• In tegenstelling tot de eigen intrekfunctie van Outlook, werkt onze oplossing ongeacht welke e-mailclient de ontvanger gebruikt. Dit maakt onze oplossing tot de enige bruikbare optie voor professioneel gebruik, omdat je er zeker van kunt zijn dat het werkt voor correspondentie met elke interne of externe partij.
• Als een werknemer per ongeluk een e-mail naar de verkeerde persoon stuurt, kan deze onmiddellijk de toegang tot het bericht of de bijlagen blokkeren en dat op elk moment in de toekomst doen zonder tijdslimiet.
• Gebruikers kunnen precies zien wie de e-mail heeft geopend en wie de bijlagen heeft gedownload. Als de e-mail is ingetrokken voordat iemand hem heeft gezien, kan Zivvers intrekfunctie voor e-mail dit aantonen en daarmee duidelijk bewijs leveren dat een datalek is voorkomen.
• Voor extra controle kunnen gebruikers van Zivver vervalperioden instellen om de toegang na een bepaalde tijd te blokkeren. Deze periodes kunnen worden ingesteld en aangepast, zelfs nadat het bericht al is verzonden.

Slimme, veilige en gemakkelijke e-mailbeveiliging

Zivver is een derde generatie e-mailbeveiligingsoplossing die Outlook-gebruikers meer veiligheid, controle en gemoedsrust biedt. Onze software is de enige oplossing die bedrijven helpt de belangrijkste oorzaak van datalekken aan te pakken: menselijke fouten.

Klik om erachter te komen hoe de slimme technologie van Zivver jouw gegevens in Microsoft 365 kan beschermen. Je kunt ook ons Freedom to Focus-rapport downloaden, waarin je meer leest over de impact van e-mailbeveiliging op werknemers in de werkplek.