We zijn allemaal productiever als we de ruimte krijgen om na te denken, de tijd om te werken en de vrijheid om creatief te zijn. Helaas gaat die vrijheid voor medewerkers niet altijd hand in hand met bedrijfs- en gegevensbeveiliging. Medewerkers zonder afleiding laten werken balanceren met een veelvoud aan samenwerkingstools en moeizame IT-beveiliging, vraagt veel van het IT-team. Zij moeten doorgronden hoe mensen willen werken, waar ze tegenaan lopen en welke risico’s er spelen.
Wij besloten dit te onderzoeken door medewerkers en IT-leiders in heel Europa én in de VS te vragen naar hun houding ten opzichte van digitaal veilig communiceren op het werk. De enquête werd uitgevoerd door een onafhankelijk onderzoeksbureau. Het is wereldwijd één van de grootste enquêtes die tot nu toe over dit onderwerp zijn gehouden. Het rapport ‘Freedom to Focus' laat ons zien dat de intensiteit van hybride werken leidt tot een staat van constante verbondenheid met als resultaat afleiding en uitputting. Die leiden op hun beurt tot fouten die de beveiliging van het bedrijf in het geding brengen; zoals een e-mail naar de verkeerde persoon, of een onjuiste bijlage. Hoe meer ballen mensen hoog moeten houden, hoe waarschijnlijker het is dat dit tot vergissingen leidt.
De data bracht ook naar voren dat de meeste aandacht en middelen van bedrijven op dreigingen van buiten gericht zijn. Hoewel IT-professionals aangeven dat ze zich vooral zorgen maken over phishing (46%) en malware (48%), en dat ze e-mailbeveiliging zien als bescherming tegen externe dreigingen (46%), zegt een derde (33%) te vermoeden dat er risico’s zijn dat gevoelige gegevens uit de organisatie lekken via de uitgaande mail. Sterker nog: meer dan de helft van de medewerkers (62%) geeft toe verkeerde e-mails verstuurd te hebben. Dat getal is in werkelijkheid waarschijnlijk hoger. Het is menselijk om je vergissingen te verbergen, dat doen we allemaal wel eens. Maar als het om potentieel serieuze datalekken gaat, dan is het cruciaal dat dit incident wordt vastgelegd. Met dat in gedachten, zijn de resultaten van deze enquête bijzonder zorgwekkend.
Alle medewerkers zeiden dat ze efficiënter werken als ze zich kunnen concentreren op wat ze aan het doen zijn. Dat klinkt logisch, maar is heel relevant als je bedenkt hoeveel afleiding er is in een moderne werkomgeving. Of je nu worstelt met bureaucratische IT-beveiligingsprocessen, reageert op berichten via allerlei kanalen of gehinderd wordt in het met spoed versturen van een bestand naar een collega; er zijn veel factoren die medewerkers hinderen terwijl ze zich willen concentreren.
Dat wil niet zeggen dat een keur aan samenwerkingstools slecht is. Deze platforms zijn cruciaal geweest bij het overbruggen van fysieke afstanden tijdens de pandemie. Maar er is een duidelijke spanning waarneembaar tussen het verlangen van een medewerker naar de vrijheid om te focussen en de manier waarop nu gewerkt wordt.
Bedrijven moeten betere methoden vinden om hun personeel zonder onnodige afleiding of risico’s te laten werken. Een goed startpunt zou de uitrol van slimme technologie zijn, waarmee mensen de vrijheid krijgen om te focussen, vrij en moeiteloos kunnen communiceren en zelfs een paar risico’s kunnen nemen als dat nodig is. Dit alles zonder dat het bedrijf daadwerkelijk risico’s loopt, met name op het gebied van databeveiliging.
Dat klinkt als een complexe klus, maar zodra IT begrijpt hoe medewerkers graag werken, is de kop eraf. Zo hebben de meeste mensen die wij spraken een voorkeur voor e-mail, dat ze zien als een betrouwbare en veilige manier om hun werk te doen. Verontrustend genoeg is dat vertrouwen misplaatst, aangezien medewerkers veel vaker fouten maken met e-mail als ze zich niet kunnen concentreren. Wat kunnen wij doen om mensen zonder onnodige tegenwerking veilig te laten e-mailen?
Nog te vaak kiest IT voor training als oplossing, met middelmatige resultaten. De grote meerderheid van IT-leiders (76%) beschouwt het als een belangrijke manier om de beveiliging te verbeteren, maar bijna twee derde van de medewerkers (64%) negeert de hele training. Deze kloof tussen IT en medewerkers wijst op een aanzienlijke verspilling van tijd en geld. Ons onderzoek toont aan dat IT-beveiliging op zichzelf faalt, het moet uitgebalanceerd worden met technologie die menselijke fouten voorkomt.
Progressief risicobeheer is een mogelijk antwoord. Technologie die door smart security wordt aangedreven, helpt medewerkers achter de schermen veilig te werken. Dat doet het door te voorkomen dat datalekken door vergissingen ontstaan. Met zulke technologie voorkom je veelvoorkomende, makkelijke vergissingen zoals mail naar de verkeerde sturen of Bcc- en Cc-functionaliteit verwisselen. Naast foutcorrectie voegt smart technology encryptie (zonder sleutel) toe. Door in te schatten wat het juiste beveiligingsniveau voor een correspondentie moet zijn, en dit toe te passen, biedt het de mogelijkheid om e-mail in te trekken. Ook is er voor, tijdens en na verzending bescherming toe te passen. Dit alles draagt in hoge mate bij aan zowel preventie van reputatieschade als juridische en financiële gevolgen.
Met zulke belangen hebben bedrijven nieuwe strategieën nodig om de gevolgen van datalekken te beperken. Wij vinden dat medewerkers geconcentreerd, relevant werk moeten kunnen doen zonder onnodige tegenwerking van IT én gevrijwaard van onhandige beveiligingsprotocollen. Smart technology en een proactieve aanpak van risicomanagement kan een nieuw tijdperk van veilig digitaal communiceren inluiden en laat bedrijven veilig, productief en flexibel werken.
