Sinds de implementatie van veilige mail (Zivver) eerder dit jaar heeft het UMC Utrecht aanzienlijke vooruitgang geboekt in de beveiliging van haar e-mailcommunicatie. Door gebruik te maken van Zivver’s op machine learning gebaseerde beslissingsondersteuning, worden datalekken voorkomen doordat medewerkers tijdens het opstellen van e-mails in Outlook feedback krijgen over gevoelige informatie, mogelijke verkeerde ontvangers, of een ontoereikende beveiligingsinstelling. Hierdoor is de veiligheid en vertrouwelijkheid van digitale communicatie van het UMC Utrecht sterk verbeterd.
Preventie van datalekken
We zijn erg blij met de resultaten. Zo is veel meer inzicht verkregen in hoeveel gevallen de UMC-medewerker een email opstelde met gevoelige informatie, zonder vooraf al het gewenste veiligheidsniveau ingesteld te hebben. Daar waar veel systemen achteraf controleren en bijsturen, geeft Zivver direct feedback tijdens het opstellen van het bericht. En wordt de medewerker direct geattendeerd op de noodzaak om veilig te mailen met tweefactorauthenticatie (2FA) volgens de NTA-7516 norm. Juiste deze directe feedback is belangrijk om het bewustzijn ten aanzien van het veilig versturen van data te vergroten.
Op basis van de rapportages kan het UMC Utrecht bovendien zien welke data het meest aanleiding geeft tot het gebruik van Zivver. Dit is waardevolle stuurinformatie om een veilig gebruik van data continu te kunnen verbeteren.
Naast de preventie van datalekken, heeft Zivver ook bijgedragen aan een betere gebruikerservaring.
Gebruikerservaring
Wiko Lamain, consultant Team Interactieve Samenwerking, vertelt: “We zijn enthousiast en positief verrast over de werking van Zivver, met weinig klachten van gebruikers. In de oplossing die medewerkers hiervoor gebruikten, moesten zij zelf nadenken of informatie gevoelig was en op een aparte 'Veilig Verzenden'-knop drukken. Bovendien hadden we minder zicht dan we sinds het in gebruik nemen van Zivver hebben, over hoe gevoelige informatie werd gedeeld. Nu we deze inzichten wel hebben, zien we hoe belangrijk het is om medewerkers op een slimme manier te helpen betere keuzes te maken. Door de beslissingsondersteuning van Zivver zien we enerzijds dat er datalekken door menselijk handelen zijn voorkomen. En anderzijds dat informatie veel beter wordt beveiligd omdat medewerkers worden geholpen de juiste veiligheid toe te passen. We zien ernaar uit om nog meer van de intelligente regels aan te zetten en samen met Zivver te zorgen dat gevoelige informatie nog veiliger wordt verstuurd, in goede balans met de gebruiksvriendelijkheid voor onze medewerkers en communicatiepartners.”
Rob Coenen, projectleider implementatie bij Zivver: "De implementatie bij het UMC Utrecht was er een 'uit het boekje'. Dit was te danken aan de goede samenwerking, professionele houding en de beschikbaarheid en betrokkenheid van de juiste stakeholders bij het project. Daarnaast waren we zeer onder de indruk van de technische expertise binnen het Exchange-team van het UMC Utrecht. Dit laat zien dat het implementeren van veilig mailen niet moeilijk hoeft te zijn en dat de impact voor gebruikers zeer beperkt kan worden bij goede communicatie en planning."
Veilige communicatie als speerpunt
Zivver's oplossing is gericht op het beschermen van gevoelige informatie in het dagelijks gebruik van email en te zorgen voor een gebruiksvriendelijke veiligheid. Het succes bij UMC het Utrecht toont de kracht van AI-gestuurde beslissingsondersteuning voor veilige e-mailcommunicatie. De samenwerking biedt een belangrijke stap voorwaarts in het versterken van digitale communicatie in de zorg, waarbij een balans wordt gevonden tussen veiligheid en gebruiksgemak.
Met deze positieve resultaten in de afgelopen maanden heeft het UMC Utrecht vertrouwen in een verdere samenwerking met Zivver en ziet zij mogelijkheden om de beveiliging van gegevensuitwisseling in de zorg verder te optimaliseren.
