Stichting FPC Dr. S. van Mesdag is een particuliere justitiële instelling die ongeveer 260 mannelijke tbs-patiënten behandelt. Dit gaat om mensen die een delict hebben gepleegd en daarvoor meestal een straf hebben uitgezeten in de gevangenis. In sommige gevallen zijn deze delicten mede te wijten aan psychiatrische problemen en vaak ook verslavingsproblematiek. Om te voorkomen dat deze mensen opnieuw de fout in gaan, worden ze bij ‘de Mesdag’ behandeld. Hierbij zijn ongeveer 600 medewerkers betrokken. De gegevens van de patiënten worden gedeeld met diverse instanties en zorginstellingen. Daarbij is het van groot belang dat deze privacygevoelige informatie op een veilige manier wordt verstuurd. Daarom koos de Mesdag voor het veilige communicatieplatform van Zivver.

Zivver is een veelgebruikte oplossing in de zorg

André Vlaardingerbroek, systeembeheerder en netwerkbeheerder bij FPC Dr. S. van Mesdag: “We delen dagelijks diverse patiëntendossiers en gegevens met onder meer GGZ-instellingen, psychiaters, collega’s bij andere forensische afdelingen en Justitie. Het delen van deze informatie moet volgens wet- en regelgeving zoals de AVG en NTA 7516 aan strikte veiligheidseisen voldoen. We waren op zoek naar een oplossing die niet alleen aan de regelgeving voldeed, maar ook gebruiksvriendelijk was, en kwamen uit bij Zivver. We merkten bovendien dat er in de zorgsector erg veel met Zivver gewerkt wordt, iets wat de overstap naar dit platform natuurlijk alleen maar eenvoudiger maakt.”

Een representatief pilotproject

Voordat Zivver op brede schaal door de organisatie in gebruik werd genomen, voerde de afdeling I&A een pilotproject uit. Vlaardingerbroek: “Een nieuwe oplossing is pas een succes als medewerkers er ook echt mee uit de voeten kunnen. Dat wilden wij vooraf goed bekijken. De pilotgroep bestond uit 16 super users die een representatieve dwarsdoorsnede van onze organisatie vormden, dus niet alleen zorgpersoneel, maar ook een juridisch specialist en verschillende unitmanagers. De pilot nam twee weken in beslag, en in die tijd bleek dat Zivver echt eenvoudig is in het gebruik en simpelweg goed werkte. Tijdens het gehele proces werden we vakkundig begeleid door de projectleider van Zivver. Deze hanteerde een strakke planning en beschikte duidelijk over veel ervaring, waardoor de implementatie razendsnel verliep. Binnen twee maanden draaide de oplossing naar onze volle tevredenheid.”

Veilig grote bestanden mailen

Met het oog op het gebruiksgemak van Zivver koos de organisatie ervoor om medewerkers over de nieuwe oplossing te informeren tijdens een kickoff. Er werd een intranetpagina opgezet met een handleiding en aanvullende informatie. Dat is volgens Vlaardingerbroek voldoende, aangezien de oplossing zeer eenvoudig in het gebruik is. “Dankzij de integratie met Outlook kunnen al onze medewerkers met één druk op de knop veilig mailen. Zivver voorziet in standaard beveiligingsregels waar we gebruik van maken. Medewerkers ontvangen bijvoorbeeld een waarschuwing als zij op het punt staan om gevoelige informatie te delen. De kans op datalekken, bijvoorbeeld door het mailen naar de verkeerde ontvanger, wordt hierdoor flink verkleind. Een bijkomend, maar zeker niet onbelangrijk voordeel, is dat werknemers via Zivver grote bestanden veilig kunnen mailen. In Outlook geldt een maximale bestandsomvang, maar via Zivver kunnen gebruikers tot 5 TB aan data mailen. Dat is uniek. We zijn hiermee voorbereid op de toekomst, waarin we steeds vaker en steeds meer informatie digitaal zullen delen. Met Zivver zijn we ervan verzekerd dat we dit op een verantwoorde, veilige manier kunnen doen.”