Woningcorporatie Plavei biedt 4.000 betaalbare en plezierige woningen aan in de gemeentes Monteferland en Zevenaar. Haar 55 medewerkers zetten zich dagelijks in om huurders zo goed mogelijk van dienst te zijn. De organisatie investeert veel in projecten die de leefbaarheid en duurzaamheid van de woningen verbeteren. Dat maakt Plavei tot een vooruitstrevende woningcorporatie die bovendien veel waarde hecht aan het veilig houden van de privacygevoelige gegevens van zijn huurders. Daar speelt Zivver een belangrijke rol bij.

Veel datalekken ontstaan door werknemers

Wanneer privégegevens in de verkeerde handen vallen, is er sprake van een datalek. Vaak ontstaat dit lek door onoplettendheid tijdens het mailen. Rudie Eskes, projectcoördinator I&A bij Plavei: “Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 75% van alle datalekken het gevolg is van menselijk handelen. In veel gevallen doordat men een verkeerde ontvanger selecteert, terwijl de mail persoonsgevoelige informatie bevat. Wij wilden weten of deze cijfers ook representatief waren voor Plavei. Uit intern onderzoek bleek dat dit inderdaad het geval was. Dat moesten we natuurlijk onmiddellijk aanpakken. Mogelijke imagoschade is niet het enige vervelende, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan ook boetes opleggen. Maar bovenal willen we zelf natuurlijk ook uiterst zorgvuldig met de gegevens van onze huurders omgaan. Om de juiste oplossing te vinden hebben we een lijst van eisen en doelstellingen opgesteld, en vervolgens verschillende oplossingen naast elkaar gelegd. Uit deze selectieronde bleek dat Zivver het beste bij onze organisatie past.”

Zivver is gebruiksvriendelijk en slim

Een van de belangrijkste eisen was dat de oplossing gebruiksvriendelijk moest zijn. Eskes: “Dankzij de integratie van Zivver met Office 365 kan iedereen vanuit zijn mailprogramma met één druk op de knop een veilig mailtje sturen. Je hoeft alleen maar op het icoontje te klikken. We hebben ‘slimme regels’ ingesteld die onze werknemers ook een beetje sturen. Als er een bestand met privacygevoelige informatie verzonden wordt, kijkt het systeem mee of het logisch is dat die naar de ontvanger in kwestie gaat. Dat kan een huurder of een gemeente zijn, de Stadsbank of een van onze andere netwerkpartners. Mocht de informatie naar de verkeerde ontvanger gaan, dan kun je de mail altijd terughalen. Door de ingestelde tweefactor beveiliging kan alleen de ontvanger voor wie de mail is bedoeld het bericht of de bijlage openen. Dit zijn allemaal veiligheidstappen die in Zivver zitten ingebakken. Werknemers hoeven dankzij de veilige mailoplossing niet meer bang te zijn dat ze per ongeluk iets fout doen. Dat geeft ons team veel rust.”

Begrijpen is gebruiken

Het implementatietraject verliep volgens Eskes heel soepel. “Het was duidelijk dat het technische team van Zivver al vaker een uitrol bij een woningcorporatie had gedaan. Het begreep direct wat we wilden. Deze klik was heel fijn. Ook beschikte het over veel templates, slimme regels en teksten die we direct konden gebruiken, zodat wij het wiel niet opnieuw hoefden uit te vinden. Na twee maanden konden we live. Wil je dat een nieuw systeem binnen een organisatie geaccepteerd wordt, dan moet je uitleggen waarom het er is, anders krijg je geen draagvlak. Daarom heb ik tijdens de livegang alle medewerkers uitgelegd dat we in het verleden enkele datalekken hadden ondervonden die gelukkig niet groot genoeg waren om te moeten melden bij de AP, maar wel verontrustend waren. En dat we nu een veilige mailoplossing hebben die ervoor zorgt dat privacygevoelige gegevens veilig verzonden kunnen worden. Vervolgens legde een technische medewerker van Zivver aan ons team uit hoe het allemaal werkt. Bijna iedereen heeft al geoefend. Zo wordt veilig mailen langzaam maar zeker een automatisme.

De toekomst bouwen we samen

Plavei is een woningcorporatie die graag overlegt en samenwerkt met andere corporaties. Helemaal als het gaat om nieuwe ICT-toepassingen. Eskes: “Er komen regelmatig nieuwe technieken op de markt waar we, ook aangespoord door veranderende wet- en regelgeving, graag induiken. Dan is het handig als je van ideeën kunt wisselen met organisaties die dezelfde uitdagingen hebben. We overleggen regelmatig met drie andere woningcorporaties in de regio. Wij zijn hier gewend om dingen te delen, of het nu gaat om kennis of hulp. Toen Plavei van start ging met Zivver keken de andere woningcorporaties mee en raakten zij eveneens enthousiast. Ook zij stappen nu over op Zivver. Zo helpen we elkaar met het veilig houden van de gegevens van onze bewoners.”