RST Zorgverleners biedt kwalitatief goede, veilige en betaalbare thuis- en kraamzorg die aansluit bij de zorgvraag van mensen. De organisatie wil dat medewerkers met plezier hun werk kunnen doen en gebruik maken van slimme oplossingen die de kwaliteit van de zorg verbeteren. Dus toen het zorgpersoneel aangaf dat het op een veilige wijze informatie wilde mailen, ging de ICT-afdeling op zoek naar een stabiel en gebruiksvriendelijk platform. Na een kritische selectieprocedure viel de keuze op Zivver.

Zorgvuldig beslissingsproces leidt tot juiste keuze

Philip Gerritsen, ICT-specialist bij RST Zorgverleners, vertelt hoe deze beslissing onderbouwd is. “Allereerst hebben we geformuleerd waaraan de oplossing voor veilig mailen moet voldoen. Want met informatie versleutelen alleen ben je er nog niet. De eerste oplossing viel af omdat deze niet stabiel was, bleek tijdens een pilot. Ook een andere oplossing paste niet bij onze wensen. Zivver voldeed wél aan alle eisen. We wilden bijvoorbeeld kunnen aantonen dat de juiste ontvanger ook echt de mail ontvangt. Ook moest het mogelijk zijn om grote bestanden op een veilige wijze te versturen. En natuurlijk moest de gebruiksvriendelijkheid optimaal zijn.”

Gestroomlijnde implementatie

De zorgmedewerkers van RST Zorgverleners werken extramuraal en gebruiken hun smartphone of tablet om gevoelige gegevens te delen terwijl ze bij de cliënt zijn, of onderweg. “Juist in deze situaties willen we zeker weten dat medewerkers met een druk op de knop informatie veilig kunnen versturen, zonder dat er lastige handelingen voor nodig zijn.” De waardering voor het gemak van Zivver wordt gedeeld door de ICT-afdeling, vertelt Gerritsen: “We zijn zeer te spreken over de manier waarop de implementatie verliep. Daaraan kun je zien dat Zivver vaak zorginstellingen begeleidt. Het gehele proces was zeer gestroomlijnd. Tijdens enkele sessies werd concreet hoe we de omgeving ingeregeld wilden hebben en nu hebben we een oplossing die goed past bij onze werkwijze.”

Acceptatie ging soepel

Nadat de keuze duidelijk was, kwam in april 2022 de kick-off. “We hebben Zivver eerst door een klein aantal mensen laten gebruiken, en dat beviel. Vervolgens hebben we een grotere groep zorgmedewerkers geïnformeerd over het gebruik en de toepassingen van Zivver, en hen ermee laten werken. De feedback die we terugkregen was nogal nuchter: ‘Wat fijn dat we nu veilig kunnen mailen’. Maar daar zijn we natuurlijk heel tevreden over. Hoe minder reactie op een nieuwe toepassing, hoe beter, want dan weet je dat het gewoon werkt.”

De regie blijft bij de gebruiker

Bij RST Zorgverleners zullen 650 medewerkers gebruik gaan maken van Zivver. “Op dit moment gebruikt de helft van deze groep Veilig mailen van Zivver, later dit jaar volgt de rest.” Als ICT-specialist weet Gerritsen dat een nieuwe oplossing valt of staat bij de acceptatie van de gebruikers. “Waar je in de automatisering wil standaardiseren, of logisch wil maken, moet je in de zorg onderkennen dat er erg veel uitzonderingen zijn. Bijna elke cliënt en situatie is uniek, en daar moet het systeem mee om kunnen gaan. Het beheer van Zivver is zoveel mogelijk geautomatiseerd, maar bij het gebruik houdt de zorgmedewerker de regie. Deze bepaalt uiteindelijk of de informatie veilig verstuurd moet worden. Met Zivver kan dat, deze oplossing belemmert niet maar is ondersteunend en flexibel. Dat is cruciaal.”