Schouten Zekerheid behoort tot de top onafhankelijke verzekeringsmakelaars van Nederland. De organisatie levert volmachten voor bedrijven, instellingen, handels- en beroepsorganisaties en particulieren.
De hoeveelheid en diversiteit aan gegevens die het bedrijf verwerkt, is enorm. Met alle veranderende regelgeving rondom gegevensbescherming zocht Schouten naar een oplossing om op de hoogte te kunnen blijven van de wetgeving, en de medewerkers te ontzien in de complexiteit rondom databeveiliging.
Een stapje extra
Evelien van Beek, Applicatie- en Systeembeheerder licht toe waarom ze voor Zivver kozen:
“Veilig kunnen e-mailen en erop vertrouwen dat e-mails bij de juiste persoon terechtkomen, dat vinden we belangrijk. De keuze voor Zivver als veilige communicatieoplossing was zo gemaakt. Het feit dat ook ziekenhuizen hun software gebruiken is veelzeggend”, aldus Evelien van Beek.
Laat ze zelf maar kiezen
Zivver is zó ontworpen dat het eenvoudig en gebruiksvriendelijk is voor wie ermee moet werken. Het is een ‘machine learning’ oplossing; dit integreert best-practices op het gebied van beveiliging in de dagelijkse routines van elke werknemer. Zo wordt beveiliging eenvoudig.
“Onze ervaring met Zivver is tot nu toe heel goed! Van begin af aan hebben we de veilige modus van Zivver voor iedereen verplicht gesteld als standaard instelling. Deze kon alleen handmatig worden uitgeschakeld”, legt Evelien van Beek uit.
“Daarna lieten we mensen steeds vaker zelf beslissen. Wat je nu ziet, is dat Zivver op alle afdelingen veel wordt ingezet. Een hele bewuste strategie. De meeste bedrijven doen namelijk precies het tegenovergestelde: ze verhogen de beveiliging gaandeweg en leggen meer beperkingen op.”
Een lesje compliance
“De directe meldingen als er iets fout gaat bij het versturen van privacygevoelige informatie hebben zeker geholpen om het bewustzijn bij mijn collega’s te vergroten. De uitrol van Zivver ging gepaard met een training van onze Compliance Officer. Alle collega’s weten daardoor waarop ze moeten letten bij het omgaan met persoonsgegevens.”
Contextuele machine learning betekent dat Zivver zoekt naar specifieke zinnen en terminologie. Dankzij de directe meldingen bij missers kunnen medewerkers ook direct actie ondernemen, zonder tijdrovende en ingewikkelde oplossingen.
Om Zivver te voeden met terminologie moest er een woordenlijst komen. Schouten Zekerheid werkte hiervoor samen met Meijers Assurantiën, ook een onafhankelijke verzekeringsmakelaar. De twee organisaties definieerden samen de uitgangspunten voor een woordenlijst voor de Nederlandse verzekeringssector.
Van Beek legt uit: “Eigenlijk is Meijers natuurlijk onze concurrent. Maar we doen veel van hetzelfde en kunnen dus ook veel van elkaar leren. Daarom weten we elkaar ook te vinden om te overleggen over bepaalde initiatieven. Meijers bleek Zivver ook te gebruiken. We besloten samen een nieuwe woordenlijst te maken. Daarin namen we door verzekeringssector veelgebruikte termen op die potentieel gevoelige informatie kunnen markeren. Zivver zorgde vervolgens voor een snelle implementatie. Dat verbeterde de algehele ervaring voor onze gebruikers.”
“We hebben alle afdelingen binnen onze organisatie gevraagd welke gevoelige gegevens we verwerken en wanneer moet Zivver worden ingezet. Al gauw werd duidelijk welke documenttypes echt veilig verstuurd moeten worden en welke termen hier vaak mee gepaard gaan. De bestaande woordenlijst kan op elk moment gewijzigd of aangevuld worden. Erg handig!”
Veel functies en functioneel
Waar gevoelige gegevens zijn, is er multi-factor authenticatie. Althans, dat zou wel moeten. Zivver zorgt ervoor dat alleen geauthenticeerde ontvangers toegang hebben tot gevoelige gegevens. De afzender kiest zelf de authenticatiemethode.
“Als er een telefoonnummer bekend is in het systeem, is dat onze voorkeursmethode voor authenticatie. Ook gebruiken we vaak gedeelde toegangscodes voor externe partijen. In het begin hadden mensen soms weerstand, maar nu zijn ze eraan gewend. Zolang het doel duidelijk is - een hoger niveau van gegevensbeveiliging - is iedereen bereid even die extra stap te zetten om ontvangers op de juiste manier te authenticeren.”
Schouten Zekerheid fietste er zo doorheen
“Overstappen op een nieuwe veilige e-mailoplossing in onze hele organisatie bleek eenvoudiger dan gedacht. Ook voor onze IT-afdeling. De implementatie verliep vlot en de service was snel up-and-running.
”Zivver wordt vandaag de dag gebruikt door zorgprofessionals in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, België en Nederland.
