Veilige E-mail is Belangrijker Dan Ooit Op De Werkplek

De pandemie heeft ons gedwongen om thuis te werken, en het is niet waarschijnlijk dat we terugkeren naar de traditionele kantoorcultuur van negen tot vijf, van maandag tot vrijdag, die al een eeuw lang de norm is voor het kantoorleven. We hebben alle steun nodig die de technologie ons kan bieden om het gat te dichten en we hebben vooral communicatie nodig die ons daarbij helpt. E-mail geeft ons de vrijheid om van overal te werken, maar, om Thomas Jefferson te citeren, de prijs van vrijheid is eeuwige waakzaamheid.

Terwijl werkgevers experimenteren met DWD's (personeel dat op dinsdag, woensdag en donderdag vanuit kantoor werkt), heringerichte kantoren en gedeelde werkruimten, is het duidelijk dat we dubbel zo hard moeten inzetten op connectiviteit. We zullen meer dan ooit afhankelijk zijn van ons vermogen om kennis en ideeën te delen, samen te werken en te cocreëren. Het is geen toeval dat er de afgelopen twee jaar een sterke toename is te zien van videovergaderen, gedeelde schermen, virtuele whiteboards en meer. Maar op hetzelfde moment zien we dat e-mail voor zakelijke communicatie de boventoon blijft voeren.

Maar e-mail ligt onder vuur omdat aanvallers zich daar vaak het liefst op richten, dus moeten we het beschermen. Uiteraard zijn opleiding, training en waakzaamheid van het grootste belang, maar we hebben ook beveiligingstools nodig die op de voorgrond treden en software-inlichtingen die ons kunnen helpen en ons kunnen behoeden voor onszelf of voor de daden van kwaadwillenden.

Uit recent onderzoek van Zivver onder 6031 e-mailgebruikers en 855 IT-besluitvormers in de VS en Europa blijkt dat, hoewel meer dan de helft (55%) zegt meer communicatietools te gebruiken, e-mail nog steeds de boventoon voert. 75% van de werknemers gebruikt e-mail, een percentage dat veel hoger ligt dan dat van persoonlijke vergaderingen, laat staan van televergaderen en andere tools (zie de tabel).

Zonder te overdrijven kan worden gezegd dat e-mail de wereld heeft veranderd en nog steeds verandert - het is snel, algemeen geaccepteerd als formeel communicatiemiddel, uiterst schaalbaar van één-op-één tot één-op-veel, en het is een formaat dat iedereen begrijpt. Nu werken op afstand een steeds grotere rol gaat spelen in onze manier van samenwerken, hebben we e-mail nog harder nodig dan ooit tevoren. We vertrouwen e-mails onze privégedachten, gevoelige gegevens en intellectuele eigendom toe, dus moeten we ervoor zorgen dat het veilig is. We worden er in het nieuws namelijk iedere dag opnieuw aan herinnerd dat het eigenlijk niet veilig is. Een van de recente nieuwsberichten is dat de Britse National Health Service is getroffen met minstens 139 malafide e-mailaccounts van personeelsleden als gevolg van een phishing-actie. In de VS werden Valley View Hospital association, het Los Angeles Department of Mental Health en Fairfield County Implants and Periodontics het slachtoffer van phishing, waarbij e-mailaccounts werden binnengedrongen en als gevolg daarvan gevreesd werd dat gevoelige gegevens zouden worden gelekt.

Maar niet alleen phishing baart zorgen. E-mail wordt vaak gebruikt om macrovirussen te versturen in bijlagen, ransomware te verspreiden en nog veel meer. Ook menselijke fouten mogen we niet over het hoofd zien als een veiligheidsrisico: 35% van de ondervraagden in de Zivver-enquête gaf toe een verkeerde bijlage te hebben verstuurd en 25% heeft per ongeluk op iedereen geantwoord. Juist omdat e-mail overal wordt gebruikt en het vertrouwen dat we erin stellen, maken het zo aantrekkelijk voor kwaadwillenden.

Automatisering is hierbij onze vriend. Als ik voor de eerste keer een spreadsheet naar een ontvanger stuur, is het handig als mijn robo-assistent controleert of ik de juiste persoon in gedachten heb voordat hij het bericht vrijgeeft. Op dezelfde manier, als ik in een sterk gereguleerde omgeving werk, kan het zijn dat ik geïnformeerd wil worden over de risico's van het versturen van een nieuwe mail naar een niet-goedgekeurd domein en wat ik kan doen om dat bericht extra te beveiligen, zoals het toepassen van encryptie. Of als ik een grote gegevensverzameling heb, is het handig als ik het advies krijg om te zorgen voor een veilige uitwisselingsomgeving in plaats van het als bijlage te verzenden.

Met behulp van technologie kunnen we nu al vocabulaire controleren en woorden markeren die geassocieerd kunnen worden met vertrouwelijke inhoud. Met AI en Machine Learning zal dit in de loop van de tijd alleen maar beter worden, zodat we kunnen genieten van een realtime, veilige omgeving die snel en onopvallend is voor gebruikers, maar ook in staat is fouten op te sporen en gevaren te signaleren.

De onzekere wereld van het hybride werken heeft veel aantrekkelijke kanten. De hoop bestaat dat we werk en vrije tijd op een evenwichtiger manier met elkaar kunnen combineren dan in het tijdperk van het presenteïsme mogelijk was. We kunnen ons misschien beter concentreren en zelfs de productiviteit verhogen, weg van de verschillende afleidingen van het kantoorleven. Maar we zullen virtueel met collega's en partners moeten blijven samenwerken en daarvoor hebben we e-mail nodig. We hebben al gezien dat het aantal e-mails toeneemt en dat de bedreigingen in het tijdperk van thuis- en telewerken groter zijn geworden. Om de voordelen te benutten en tegelijk de risico's te beheersen, moeten we verstandig te werk gaan en de beschikbare technologieën ten volle benutten. We weten misschien niet precies hoe de toekomst van werk eruit zal zien, maar er is geen excuus om ons niet voor te bereiden om de uitdagingen het hoofd te bieden.